Büroentwicklung in der Architekturbranche: Welche und wieviel Fortbildung braucht die Führungsebene?

ODER: Warum sich Inhaber:innen von Architekturbüros Zeit für ihre persönliche und unternehmerische Entwicklung nehmen müssen

Egal ob Inhaber:in eines Architekturbüros, Büros für Landschaftsarchitektur, Stadtplanung oder Innenarchitektur – es treffen der Wunsch nach aktivem Schaffen und unternehmerische Herausforderungen aufeinander. Viele Führungskräfte jonglieren zwischen Projektarbeit, Akquisearbeit und administrativen Aufgaben – und stellen sich dabei oft hinten an. Der Gedanke, „Ich habe keine Zeit für persönliche oder geschäftliche Weiterentwicklung“, kann zu einer Gefahr für langfristigen Erfolg werden. Da gibt es keinen Unterschied zwischen Büros in der  Landschaftsarchitektur, Stadtplanung, Innenarchitektur oder Hochbau.

Im Hamsterrad des Tagesgeschäfts

Inhaber und Inhaberinnen bzw. Geschäftsführende von Architekturbüros stehen unter ständigem Zeitdruck. Entwürfe müssen fertiggestellt, Teams angeleitet, Bauherren überzeugt und Budgets eingehalten werden. Die Arbeitswoche ist oft von Deadlines geprägt, sodass Reflexion und strategische Planung auf der Strecke bleiben. Doch genau das kann langfristig zu Problemen führen.

Einige Beispiele hier kurz und knapp benannt:

• Wachstumsstagnation: Wer nur in Projekten arbeitet, aber nicht an seinem Unternehmen, bleibt auf einem Plateau.
• Innovationsverlust: Ohne Zeit für Weiterbildung und Austausch mit anderen verliert man den Anschluss an neue Entwicklungen – gut, da ist man in der Architekturbranche in der Regel „up to date“.
• Burnout-Risiko: Wer immer nur „funktioniert“, ohne seine eigene Rolle zu hinterfragen, landet schnell in einer Überlastungsspirale.
• Fehlende Zukunftsplanung: Wer keine Zeit investiert, um neue Marktchancen zu erkennen, wird von Mitbewerbern überholt.
• Langsame Reaktionszeiten: Anforderungen und der Markt ändern sich schnell. Wer zu sehr „im Tunnel“ steckt, reagiert möglicherweise nicht schnell genug und verpasst Chancen.

Wer nicht an sich selbst arbeitet, bremst sein Büro aus

Die erfolgreichsten Architekturbüros sind nicht die, die nur exzellente Projekte liefern, sondern jene, die strategisch denken. Büroinhaber:innen müssen sich regelmäßig fragen:

• Wo möchte ich mit meinem Büro in fünf Jahren stehen?
• Wie kann ich mein Unternehmen effizienter und nachhaltiger führen?
• Welche Fähigkeiten und Netzwerke brauche ich für die Zukunft?
• Wie kann ich meine Arbeitsprozesse optimieren, um mehr Zeit für kreative Arbeit zu gewinnen?

Der Mehrwert der persönlichen und unternehmerischen Entwicklung

Oft ist zu hören, dass Geschäftsführende oder Inhaber:innen von Architekturbüros fürchten, dass die Zeit, die sie in ihre Weiterentwicklung investieren, sie von wichtigen Projekten oder das Lenken und Leiten des Büros ablenkt. Doch genau das Gegenteil ist der Fall: Wer sich regelmäßig mit Strategie und Unternehmensentwicklung befasst, spart langfristig enorm viel Zeit.

1. Zeitersparnis durch Prozessoptimierung

Ein Architekturbüro, das moderne (Projektmanagement-)Methoden einsetzt, kann bis zu 30 % der Bearbeitungszeit einsparen. Das Hinterfragen, Analysieren und Optimieren von Prozessen oder der Einsatz digitaler Systeme und KI helfen dabei, Abläufe zu straffen und Fehler zu minimieren.

Beispiel: Ein Architekturbüro, das von handschriftlichen Notizen auf eine cloudbasierte Dokumentation umstellt, reduziert den Verwaltungsaufwand drastisch. Statt jede Information mehrfach einzugeben oder nach verlegten Skizzen zu suchen, sind alle Daten zentral und verschiedenen Endgeräten verfügbar – das spart wöchentlich mehrere Stunden.

2. Effektivere Delegation und Teamführung

Viele Führungskräfte haben Schwierigkeiten, Verantwortung abzugeben. Doch ein gut strukturiertes Team, in dem Aufgaben sinnvoll delegiert werden, kann die Performance des gesamten Büros erheblich steigern.

Beispiel: Ein Architekturbüro, in dem eine erfahrene Projektleitung einstellt wird, gewinnt mehr Zeit für kreative Konzepte und strategische Entscheidungen, während sich das operative Geschäft reibungsloser organisiert. Mitarbeitende fühlen sich zudem stärker in Entscheidungen eingebunden und arbeiten motivierter.

3. Mehr Umsatz durch bessere Positionierung

Architekturbüros, die sich strategisch weiterentwickeln, positionieren sich klarer am Markt und können gezielter Kunden ansprechen. Ein starkes Branding, eine präzise Nischenstrategie und gezielte Marketingmaßnahmen führen zu höherer Bekanntheit und mehr Anfragen.

Beispiel: Ein Büro, das sich auf nachhaltiges Bauen spezialisiert und dieses Thema aktiv in PR-Kanälen kommuniziert, zieht gezielt Bauherren an, die genau diese Expertise suchen. Dadurch reduziert sich der Aufwand für Kaltakquise und es können vielleicht Honorare für zusätzliche Leistungen durchgesetzt werden.

Drei Wege, um aus dem Hamsterrad auszubrechen:

1) Feste Entwicklungszeiten einplanen

Planen Sie gezielt Zeit für Reflexion, Weiterbildung und Strategie. Das kann bedeuten:

• Wöchentliche Stunden für die eigene Weiterentwicklung blockieren
• Monatliche Strategie-Meetings einführen
• (Mindestens) einmal im Jahr ein Unternehmer-Retreat für klare Ausrichtung

Diese Zeit ist genauso wichtig wie ein Kundenprojekt – wenn nicht wichtiger.

2) Aufgaben delegieren und Prozesse optimieren

Etliche Inhaber:innen glauben, sie müssten jede Entscheidung selbst treffen. Doch ein starkes Team und klare Prozesse sind entscheidend:

• Administrative Aufgaben auslagern (Buchhaltung, Organisation)
• Standardisierte Abläufe für wiederkehrende Aufgaben schaffen
• Projektleiter:innen oder Partner stärker einbinden

Je weniger operative Belastung, desto mehr Zeit für unternehmerische Themen.

3) Netzwerke und Mentoring nutzen

Der Austausch mit anderen Architekt:innen und Unternehmern hilft, blinde Flecken zu erkennen, Herausforderungen schneller zu lösen und neue Ansätze zu entdecken:

• Teilnahme an Netzwerk-Formaten für die Branche (und auch darüber hinaus kann guttun)
• Ein Business-Mentor/Mentorin oder Coach für persönliche-unternehmerische Herausforderungen
• Mastermind-Gruppen für Sparring und Weiterentwicklung

Erfolgsbeispiel: Vom überlasteten Architekten zum strategischen Unternehmer

Ein Architekturbüro mit zehn Mitarbeitern kämpfte jahrelang mit ineffizienten Prozessen und stagnierendem Wachstum. Der Inhaber arbeitete 80 Stunden pro Woche, auch an den Wochenenden, sah kaum seine Kinder, nahm sich kaum Urlaubszeiten und hatte aber dennoch das Gefühl, dass das Büro nicht vorankam. Nach einer gezielten Umstellung auf klarere Arbeitsabläufe, einer Neupositionierung im Bereich nachhaltiger Wohnbau und der Delegation von (Projektmanagement-)Aufgaben stieg nicht nur der Umsatz, sondern auch die Lebensqualität des Inhabers. Das brauchte allerdings auch Veränderungswille, Mut und häufig die Annahme von Unterstützung von „außen“.

Durch eine klare Strategie konnte das Büro seine Effizienz um 40 % steigern und sich als Marktführer in einer spezifischen Nische etablieren.

Mein persönliches Fazit: Die beste Investition ist die in sich selbst

Wer als Inhaber oder Inhaberin bzw. Geschäftsführende:r langfristig erfolgreich sein will, muss über das Tagesgeschäft hinausdenken. Persönliche und unternehmerische Weiterentwicklung sind keine Kür, sondern essenziell. Denn: Wer keine Zeit für sich selbst findet, verliert langfristig auf ganz unterschiedlichen Ebenen, wie Erfolg, Horizonterweiterung und KnowHow – wie zum Beispiel in Führungsthemen. 

Meine Erfahrung zeigt:

Geschäftsführende, die viel klarer mit Mitarbeitenden kommunizieren und so eigene Ressourcen sparen, weil klare Grenzen gesetzt werden.

Ein Architekt, der zuerst sein Team so gut zusammen- und aufgestellt hat, um sich mit dem Wachstum und der Profilschärfung des Büros beschäftigen.

Also: Wann planen Sie Ihre Zeit für Reflexion, Wachstum und Strategie ein? 🚀